Wat is het idee achter deze FAQ?

Veel mensen slaan alles maar op onder 'Mijn Documenten' en dat is eigenlijk een bizar idee. Microsoft en tal van andere programma's van derden zorgen voor extra mapjes 'Mijn afbeeldingen' en 'Mijn weet ik al wat niet meer'. Voor je het weet is het ronduit een zooitje. Bovendien: waar zitten die waardevolle bestanden nu eigenlijk daadwerkelijk op de schijf? Het antwoord is dat het verstopt zit in een overdadige en onzinnig diepe mappenstructuur. Het kan veel beter en dat merk je pas als je een Mac of Linux-systeem gebruikt: alles onder de map home of users. Microsoft heeft dat na 20 jaar ook door en in Vista zien we een gekopieerde structuur, net als in Windows 7. Als je echter met meerdere mensen werkt is dat ook niet de oplossing en wil je graag locaties hebben, om te beginnen een vaste locatie voor je data op een server. Dit kan uitgebouwd worden naar meerdere locaties als het bedrijf groeit, denk aan een locatie voor de groep 'verkoop', een voor 'techniek', en zo verder. De volgende stap is dan het maken van groepen met bepaalde rechten zodat sommige delen gedeeld worden met iedereen en andere delen alleen gedeeld worden binnen zo'n groep. Op dat moment is onze expertise gewenst en dat gaat te ver voor dit artikel. Het idee van onderstaande is dat we orde gaan scheppen.

Waar voldoet een goede mappenstructuur aan?

• Mappen met bedrijfskritische data moeten goed vindbaar zijn en toegankelijk zijn.
• Er moet een logische structuur in de mappen zitten zodat zaken makkelijk vindbaar zijn en niet te diep zitten.
• Submappen moeten niet te weinig maar ook niet teveel mappen bevatten.
• Een harde schijf is geen oneindig groot vat dus moet er een onderscheid gemaakt worden tussen zaken die in de tijd hun belang verliezen zoals afgesloten projecten en zaken die altijd beschikbaar moeten zijn zoals sjablonen voor brieven.
• Backups moeten op mapniveau te configureren zijn.
• Er moet duidelijk een onderscheid zijn tussen je privé-bestanden en bedrijfsbestanden die door collega's benaderbaar zijn, eventueel beperkt door groepsrechten.

Zijn er voorbeelden?

Natuurlijk kun je afwijken van het onderstaande (en dat is zelfs een goed idee), het is slechts bedoeld als voorbeeld. Allereerst is het zaak om bedrijfsbestanden uit de 'Mijn Documenten'-structuur te trekken. Het is altijd mogelijk om hier een of meerdere schijfletters voor te maken maar ook hier zien we dat Windows duidelijk de tactiek van Mac en Linux volgt met koppelpunten in plaats van schijfletters. Laten we voor de data een X-schijf maken. Gebruik je SAMBA op een Linux-server dan gaat dat helemaal perfect. Als je alleen werkt dan kun je lokaal op je computer natuurlijk ook zoiets aanmaken. In dat geval kun je een map 'data' op de C-schijf maken waaronder je de hele structuur aanmaakt. De winst is de mogelijkheid om een backup te maken en zeker te weten dat je ook alle belangrijke bestanden hebt.

X:
|_data

Omdat rootpartities vervuild worden is het handig om een data-map aan te maken als beginpunt van de structuur.

X:
|_data
  |_archief
  | |_2006
  | |_2007
  | |_2008
  |_administratie
  | |_correspondentie
  | | |_bedrijfsnaam1
  | | |_bedrijfsnaam2
  | |_email
  |_projecten
  | |_123_projectbeschrijving
  | |_124_projectbeschrijving
  |_bibliotheek
  | |_sjablonen_openoffice
  | |_huisstijl

Een variant voor persoonlijk gebruik:

C:
|_data
  |_administratie
  |_archief
  |_Desktop.lnk
  |_Downloads.lnk
  |_mail
  |_media
  |_naslag
  |_projecten
  |_sjablonen
  |_tijdelijk