Deze bladzijde bevat informatie voor gebruikers met uitleg en tips.

Data op de zaak... en onderweg

Werken met beperkte verbindingen

Bedrijfsdata gebruiken in combinatie met een matige internetverbinding is een uitdaging. Zolang de werkstations in dezelfde omgeving staan als de server is er nooit een probleem. Anders wordt het als ook buiten de deur gewerkt moet worden en de verbinding met de server op de zaak traag is. Om toch tot een werkzame oplossing te komen zijn er wel wat mogelijkheden te bedenken.

Conclusies

• VPN is altijd een goede oplossing maar kan zodanig traag zijn dat werken met een offline kopie soms een oplossing is.
• Synchroniseren van offline data is goed mogelijk.
  • Synchroniseren van gebruikersmappen waar de gebruiker volle rechten heeft en anderen alleen leesrechten levert nooit problemen op.
  • Synchroniseren van data uit een gemeenschappelijke pool kan problemen opleveren maar met goede afspraken en het niet in de wind slaan van waarschuwingen is dit oplosbaar.

Een case

Een van die oplossingen is als volgt:

Op de zaak is er een rechtstreekse verbinding met de server, dit is standaard en levert nooit problemen op.

Thuis is het een ander verhaal. Er zijn twee mogelijkheden en die mogelijkheden zijn heel goed te combineren:

• synchroniseren van laptops voor werk buiten de deur en
• het opzetten van een VPN om toch altijd bij de server te kunnen komen – ook al is dat traag.

Op de P:-schijf - de algemene data - hebben alle gebruikers lees- en schrijfrechten.

Gebruiker K heeft een computer K (of laptop K) en zijn data staan in zijn gebruikersmap K:. Gebruiker L, computer L, data L:, enzovoorts. Gebruiker K heeft lees- en schrijfrechten op K: en op L: en M: alleen leesrechten.

Al is de verbinding slecht, als je echt bij bestanden op de server moet komen dan werkt VPN altijd – ook over vreemde omgevingen omdat al het verkeer tussen laptop en server versleuteld is.

Door op de zaak een laptop te synchroniseren ga je met een actuele kopie de deur uit. Je doet je werk en weer op de zaak synchroniseer je opnieuw met de server zodat ook de server weer de meest actuele informatie bevat. Dat is het belangrijkste principe en het klinkt simpel. Toch zitten hier wel wat addertjes onder het gras. Hoe ga je om met bestanden die op de server worden veranderd door een collega terwijl je thuis een kopie aan het veranderen bent bijvoorbeeld. Dit vereist een speciale aanpak, goede afspraken en discipline om volgens een protocol te werken.

Laten we eens een voorbeeld nemen. Je collega zit lokaal een brief te bewerken met de naam love_letter_24.odt. LibreOffice plaatst in dezelfde map een slotbestand met de naam .~lock.love_letter_24.odt#. Bij het gebruik van MS-Office zou dit bestand ~$ve_letter_24.doc heten.

• Als je zelf het document lokaal opent dan krijg je een foutmelding. Dit wordt veroorzaakt door het slotbestand, prima dus.

• Nu ga je naar huis, op de zaak synchroniseer je bestanden eerst op je laptop, je opent het bestand thuis en je slaat het op. Op de zaak synchroniseer je. Op het moment dat je collega het bestand nog niet heeft opgeslagen wordt zijn versie overschreven door jouw versie. Dat gaat dus niet goed. Echter als jouw collega het bestand wil opslaan krijgt die in LibreOffice een melding dat het bestand in de tussentijd is verandert en doorgaan betekent overschrijven. Dat doet die collega natuurlijk niet zo snel dus dat is afgedekt - mits er goede afspraken gemaakt worden

• Zelfde situatie, echter de collega heeft terwijl jij weg was het bestand wel opgeslagen. Je komt terug en synchroniseert jouw versie. In dit geval krijg je een foutmelding omdat er twee verschillende versies zijn. Dat is dus ook oplosbaar.

Al met al is synchroniseren een goede oplossing, in het geval van LibreOffice verschijnen er duidelijk waarschuwingen die niet genegeerd mogen worden. Naar verwachting zal MS-Office hetzelfde werken. Echter bij niet-office-documenten is het oppassen geblazen - niet alle software controleert of het bestand is verandert voor het opslaan.

In het bovenstaande werd er door meerdere mensen tegelijkertijd hetzelfde bestand bewerkt in de algemene data P: De situatie wordt een stuk makkelijker als je alleen bestanden bewerkt die in je eigen gebruikersmap staan. Anderen kunnen die bestanden immers niet veranderen - maar wel lezen. Met synchroniseren kom je dan nooit in de problemen.

Software

In dit voorbeeld is de server een lokale Linux-server met Samba waardoor de server zich in het netwerk voordoet als een Windows-server. Een alternatief kan zijn om de data op een Samba-server in een datacentrum te plaatsen. De data zijn dan altijd goed toegankelijk voor gebruikers op afstand.

Voor het synchroniseren is gebruik gemaakt van FreeFileSync. Als alternatief kan Rsync functies vervullen.